기록물 관리 부적정

✅ 지적사항

◦ 공공기록물 관리에 관한 법률 제18조, 같은 법 시행령 제22조 및 제25조에 따르면 공공기관은 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표(업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준 포함)에 따라 처리과별·단위과제 별로 해당 기록물을 분류하여 관리하도록 되어있고 같은 법 시행령 제23조 및 제32조 제1항에 따르면 공공 기관은 업무수행과정이 반영되도록 단위과제의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철·관리되게 하여야 하며, 해당 공공기관의 장이 지정한 부서로 기록물을 이관하도록 되어있고, 같은 법 제27조 및 같은 법 시행령 제43조에 따르면 공공기관이 기록물을 폐기하려는 경우에는 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 기록물 관리 전문요원 심사 및 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하도록 되어있으며, 세명대학교 문서처리규정 제40조에는 처리과에서 편철된 과년도 문서는 신학년도 개시 후 3개월 이내에 보존문서 인계, 이관서를 작성하여 총무팀에 이관하도록 되어있는데도,

- 세명대학교는 2021. 8. 감사일 현재까지 기록물의 보존 기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법 등 기준을 포함한 기록관리기준표를 작성하지 않았으며, 처리부서의 기록물을 문서관리부서 (사무처 총무팀)로 이관하지 않았을 뿐만 아니라 생산 부서 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사 등 폐기 절차를 거치지 않고 2018년 1,633권의 기록물을 폐기 하는 등【붙임1】“연도별 기록물 폐기 현황”과 같이 2018년부터 2020년까지 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사 등 폐기 절차를 거치지 않고 총 4,038 권의 기록물을 폐기한 사실이 있으며,- 세명대학교 ♤♤은 문서관리부서(사무처 총무팀)의 ‘보존 기간 경과 문서(개인정보 파일 등) 파기 및 이관 절차 안내’에도 불구하고 기록물 폐기에 대한 권한 없이 2018년 775건의 기록물(외부인 대출증 및 열람증)을 폐기 하는 등【붙임2】“♤♤ 기록물 폐기 현황“과 같이 2018년부터 2020년까지 총 2,283건의 기록물을 폐기한 사실이 있음

 

✅ 처분결과

◦ 기관경고 
◦ 통보
- 기록관리기준표를 작성하여기록관리 기준에따라기록물을 관리하고, 절차를 준수하여기록물을 폐기하기 바람