대학원 입학전형자료 미작성․미보존

✅ 지적사항

◦ 「공공기록물 관리에 관한 법률」제2조, 제5조 및 「같은 법 시행령」 제3조에 따르면 고등교육법에 따라 설립된 학교는 공공기관이고, 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 하며, 「2015 대학기록물 보존기간 책정기준 가이드」(행정자치부, 국가기록원) 에는 입학전형 업무의 공정성과 투명성을 제고․증빙하기 위하여 대학원 입시관련 서류의 4년이상보존을의무화하며, 「연세대학교 윤리기본규정」제3조 및 제4조에 따르면 교직원은 맡은 바 직무를 성실하게 수행하며 직무의 내외를 불문하고 관계법령을 준수하여야 하고, 「연세대학교 문서의 보관·보존 규정」제4조 제2항에는 문서의 종별 보존 기간은 별표 1과 같이 정하는 것을 원칙으로 하며 ‘별표 1 문서 종별보존기간‘에는 대학원 입학사정 서류는 보존기간이 4년이며, 「연도별(전․후기별 연세대학교 대학원 입학전형 서류심사 및 구술시험 의뢰」에는 서류심사 및 구술시험평가서는 평가교수별로 성적을 기재하여 주임교수가 제출받아 학과에서 자체 보관 하고, 서류심사 및 구술시험 평균성적표는 각 평가교수가 작성한 평가서를 종합하여 주임교수가 평균점수를 기록 하고 학과에서 자체 보관하며, 서류심사 및 구술시험 결과표는 지원자의성적(점수)을 기재하여 대학원에 제출 하여야 하고, ’입학전형 업무의 중요성을 감안하여 관리 및 운영에 철저를 기하여 주시기 바라며, 입학과 관련된 중요 서류는 향후 5년간 보관이 가능토록 반드시 주임교수께서 직접 작성 밀봉․날인하신 후 처리될 수 있도록 각별한 주의를 부탁드리며, 추후 대학원에서 요구할 경우 즉시 제출할 수 있도록 보관․관리에 철저를 기하여 주시기 바랍니다‘ 라고 기재되어 있으며, 「연세 대학교 사무인계․인수에 관한 규정」제3조 및 제5조 에는 교직원이 전보, 승진, 강임, 휴직, 면직 등의 사유로 그 직에서 떠날 때에는 사유 발생일로부터 5일이내에 후임자에게 소관업무 일체를 인계하여야 하고, 사무의 인계인수는 문서로 함을 원칙으로 하며, 보직자의 사무 인계인수는 반드시 인계인수서를 작성하여야 하고, 사무 인계인수를 할 때에는 담당업무, 보관문서, 장부, 현금 비품 등의 목록과 개요, 미결 사항을 열기하고 인계자 인수자 쌍방이 인계인수서에 서명 날인하여야 한다고 되어 있는데도,

【입학전형자료 未작성】①
- 연세대학교대학원 AJ는 2016. 4. 18. ~ 5. 7. 기간 중 지원자 68명(석사 62명, 박사 3명, 통합 3명)을 대상으로 2016학년도 후기 대학원 입학전형 서류심사 및 구술 시험을 실시하면서 학과에서 작성하여 보존하여야 하는 ‘서류심사평가서’ 서식이 아닌 ‘서류심사 결과표’라는 서식에 평가자별로 ‘구술’, ‘불합격’이라고만 기재하는 등【붙임1】“입학전형자료 미작성 현황”과 같이 위 AJ 등 연세대학교대학원 7개 학과 주임교수 12명(연 인원)은 2016학년도 후기 입학부터 2019학년도 후기 입학까지 지원자 2,012명(석사 1,545명, 박사 365명 통합 102명)을 대상으로 입학전형을 실시하면서 ‘서류 심사평가서’, ‘서류심사평균성적표’, ‘구술시험평가서 ‘구술시험평균성적표’ 등 4종의 정식 입학전형 서식을 작성하지 아니한 채 학과별 임의서식을 사용하거나 교수회의 의결 등으로 대체한 사실이 있음.

 

【입학전형자료 未보존 등】②
- 연세대학교대학원 AK는 2016. 4. 18. ~ 5. 7. 기간 중 지원자 27명(석사 20명, 박사 7명)을 대상으로 ‘2016 학년도 후기 대학원 입학전형 서류심사 및 구술시험’을 실시한 다음, 2019. 11. 감사일 현재 입학전형자료 4종 (서류심사평가서, 서류심사평균성적표, 구술시험평가서 구술시험평균성적표) 중 3종(서류심사평가서, 구술 시험평가서, 구술시험평균성적표) 39부를 보존하고 있지 않는 등【붙임2】“입학전형자료 미보존 현황”과 같이 위 AK 등 연세대학교대학원 49개 학과 주임교수 65명(연인원)은 2016학년도 후기 입학부터 2019학년도 후기 입학까지 지원자 5,789명(석사 3,900명, 박사 1,152명 통합 737명)을 대상으로 입학전형을 실시한 다음 서류 심사평가서, 서류심사 평균성적표, 구술시험평가서 구술시험 평균성적표를 학과에서 자체 보존하여야 하는데도, 2019. 11. 감사일 현재 적게는 1개 학기, 많게는 7개 학기 입학전형자료 4종(서류심사평가서, 서류심사 평균성적표, 구술시험평가서, 구술시험평균성적표) 총 1,080부를 보존하고 있지 아니한 사실이 있음.

 

- 특히, 위 AK는 2018. 2. 28. 보관문서 등을 열기한 인수인계서를 작성하지 아니하고 주임교수 보직을 떠나는 등【붙임3】“인수인계서 미작성 현황”과 같이 위 AK 등 32개학과 주임교수 40명(연인원)은 보관문서 등을 열기한 인수인계서를 작성하지 아니하고 주임교수 보직을 떠난 사실이 있음.

 

✅ 처분결과

①,② 관련】 
◦중징계(1명) 
◦경징계(1명) 
◦경고(10명)
【① 관련】 
◦중징계(4명) 
◦경징계(3명) 
◦경고(1명)
【② 관련】 
◦중징계(11명) 
◦경징계(21명) 
◦경고(23명)
<별도조치> 
◦수사의뢰